Helaas krijgt bijna iedere organisatie wel eens te maken met een onbetaalde factuur. Natuurlijk is het fijn dat er incassobureaus bestaan die deze facturen alsnog voor je kunnen verhalen, maar wat kan je eigenlijk zelf doen om een onbetaalde factuur betaald te krijgen en herhaling te voorkomen?

Voortraject; vooral belangrijk bij het voorkomen van disputen en liquiditeitsproblemen:

Kennismakings- en verkoopgesprek:

Dit begint al bij het kennismakings- of verkoopgesprek. Het is van belang om hier al zaken als betaling(termijn), aansprakelijkheid en de voorwaarden van dienstverlening te bespreken en niet alleen te focussen op wat jij voor jouw opdrachtgever kan betekenen. Ook is het verstandig dit altijd per e-mail te bevestigen of nog eens in de offerte mee te nemen. Op deze manier doe je al in een vroeg stadium aan verwachtingenmanagement, wat een onnodig onbetaalde factuur voorkomt en jouw professionaliteit ook nog eens onderschrijft.

Algemene Voorwaarden:

Daarnaast merk ik op dat veel bedrijven eenmaal Algemene Voorwaarden (AV) hebben opgesteld en hier vervolgens niet meer voldoende naar kijken. Eenmaal opgesteld worden deze jarenlang gebruikt, want wie leest die dingen nou echt nietwaar? Wellicht niemand en toch kunnen jouw AV je beschermen tegen veel risico’s van het ondernemerschap. Laat je AV meegroeien met jouw bedrijf! Het loont wel degelijk hier periodiek eens naar te kijken. Beschrijf bijvoorbeeld in een voorwoord van je AV de hoofdlijnen die besproken worden. Zelf zijn wij ook quilty as charged en zijn wij nu bezig de leesbaarheid van onze AV te vergroten.

Kredietstatus:

Check jij de kredietstatus van al je opdrachtgevers? Dit is vaak nog een ondergeschoven kindje, terwijl je dit van te voren al goed inzicht geeft in de financiële gezondheid van jouw opdrachtgever. Ik weet uit ervaring dat veel ondernemers hier niet mee bezig (willen) zijn en dan heb ik het niet alleen over de eenpitters en kleine zelfstandigen. Vaak hoor ik dat ondernemers niet op deze manier willen werken en ook ik vind het werken op goed vertrouwen het meest prettig. Het checken van een kredietstatus kost ook geld. Kijk daarom naar je branche, de soort opdracht en de grootte van de opdracht en beslis op basis hiervan welke opdrachtgever je wellicht toch gaat checken. Bedenkt of je het geld kunt missen als iemand echt niet betaald of niet kan betalen en bescherm jezelf door toch een kredietcheck te doen. Het kost je uiteindelijk meer wanneer een opdrachtgever surseance van betaling of faillissement aanvraagt.

Natraject; wat te doen na verzending van je factuur:

Nazorg:

Allereerst kan het helemaal geen kwaad om halverwege de betalingstermijn door de salesafdeling (in dit geval niet de financiële afdeling!) te laten bellen of alles naar wens is geweest en of er vragen bestaan over de factuur. Zie dit niet als een herinneringsbelletje, maar als nazorg vanuit jouw bedrijf. Tijdens dit gesprek kunnen namelijk evt. volgende opdrachten of verbeterpunten worden besproken.

Betalingstermijn:

Zit vervolgens strak op de betalingstermijn, grote kans dat de volgende factuur namelijk wel op tijd betaald word. Creëer noodzaak om te betalen, als je dit niet doet is de kans groter dat je ook de volgende keer vergeten óf te laat betaald word. Ook korting geven bij snelle betaling heeft mijn inziens overigens ook niet het beoogde resultaat, het gekorte bedrag word alsnog te laat overgemaakt. Noodzaak creëren kan overigens op een hele positieve manier. Stel je coöperatief op en maak geen verwijten, hou het bij jezelf. Bijvoorbeeld: “ik was in de veronderstelling dat alles in orde was, zie ik iets over het hoofd?” of “wat kan ik doen om het mogelijk te maken dat facturen voortaan binnen de betalingstermijn worden voldaan?” Mijn ervaring is dat wanneer jouw klant hier boos of teleurgesteld op reageert, er vaak heel iets anders aan de hand is dan jouw telefoontje.

Afspraak is afspraak:

Wees niet bang om te bellen, doe dit zelfs eerder (en vaker!) dan dat je brieven of e-mails verstuurd. Heel cliché, maar zo waar: een beller is sneller. Je hebt tijdens telefonisch contact de mogelijkheid meer informatie te verzamelen dan dat je via de e-mail verkrijgt. Over twee weken zal ik een stroomschema publiceren, waarin per dag na het vervallen van de factuur word aangegeven welke acties jij kan ondernemen om je factuur alsnog betaald te krijgen en herhaling te voorkomen.

Heb je helemaal geen tijd/zin/behoefte om je met de kredietstatus van opdrachtgevers en debiteurenbeheer bezig te houden of wil je persoonlijke handvaten meekrijgen hoe te bellen of dit traject in te richten, bel of e-mail ons. Dan nemen we door hoe wij jou optimaal kunnen bijstaan bij je onbetaalde factuur, zodat jij je hier geen omkijken meer naar hebt en je kan focussen op je business.

Met een vriendelijke groet van
Vriendelijk Verhaald

Andrik van de Weerdhof